Detrás de una graduación: organización, decisiones y protagonismo estudiantil

Una ceremonia de graduación universitaria es mucho más que un acto simbólico: representa el cierre de una etapa académica y el inicio de una nueva fase para miles de estudiantes cada año. Detrás de este evento solemne existe una compleja organización que mezcla protocolo institucional, logística y coordinación entre múltiples actores.

La organización de una graduación comienza, en la mayoría de las universidades, entre seis y nueve meses antes del evento. El primer paso consiste en la designación de un comité organizador, normalmente integrado por representantes de cada una de las clases que se gradúan. Sin embargo, asumir esta responsabilidad no siempre es sencillo “al principio nadie quería encargarse de organizarlo. Se habló varias veces por el grupo de clase y nadie contestaba”, explica María Frontelo, estudiante de enfermería.

La elección del espacio es especialmente crítica, ya que debe garantizar aforo suficiente, accesibilidad y condiciones técnicas adecuadas. En el caso de la Universidad de Castilla-La Mancha (UCLM), las ceremonias de graduación suelen celebrarse en el Paraninfo de la universidad, un espacio emblemático que reúne las condiciones necesarias para este tipo de actos.

El papel del alumnado en la organización

A través de este comité, los alumnos tienen que coordinar la elaboración de las orlas, la planificación de la cena de graduación o la preparación de los discursos. Según María, esta tarea resulta especialmente compleja, “éramos alrededor de 100 alumnos y es muy complicado poner a tanta gente de acuerdo”.

Gestión de la orla

Implica elegir una empresa especializada, organizar los días de las sesiones fotográficas que se suele consultar al conjunto del alumnado. En la Facultad de Comunicación en concreto se eligen dos días para esta sesión, en primer lugar, una durante el primer cuatrimestre en el mes de diciembre y otra durante el segundo cuatrimestre en el mes de febrero, para que todos los alumnos que no hayan podido asistir al primer día no se queden sin su fotografía.

Discursos del alumnando

Uno de los momentos más esperados del acto. Estos discursos suelen prepararse con antelación y requieren la elección de los representantes. En la mayoría de los casos los estudiantes interesados se presentan y mediante una votación salen los dos más votados, normalmente son dos personas por grado.

Cena de graduación

La cena posterior al acto, esta elección quizás es el reto más complicado ya que implica la búsqueda de restaurantes, con unos menús a gusto de los asistentes y que conlleva una gestión de pagos junto a una confirmación de asistentes. Una vez tienes las proposiciones, se lleva a la votación de los graduados y el que tiene más votos es el elegido.

“No todos estaban de acuerdo con que hubiera catering y los precios eran bastante altos al principio”, señala María. Finalmente, la universidad aportó parte del coste, con una ayuda de 2.000 euros, lo que permitió ajustar el presupuesto final.

Aún así, la recaudación del dinero estuvo llena de dificultades. “Hubo que calcular lo que tenía que pagar cada persona en función de los invitados y fijar una ficha límite. Algunos tardaron en pagar y hubo que insistirles”, añade.

Este conjunto de tareas refleja el papel activo que deben llevar el alumnado, que no solo son protagonistas del evento, sino que también tienen un papel importante en la organización. “Al final, más que organizar un acto, fue gestionar a muchas personas”, resume.

Protocolo académico y estructura del acto

Las graduaciones en la Universidad de Castilla-La Mancha (UCLM) siguen un protocolo propio de la institución, adaptado a sus tradiciones académicas y a la organización de cada facultad o escuela, pero que generalmente incluye:

• Apertura del acto y bienvenida a cargo del decano y representantes académicos.
• Presentación a cargo de los alumnos.
• Discurso de padrinos o madrinas.
• Imposición de becas a los graduados.
• Cláusula del acto.

Un ejemplo de este protocolo se refleja en el programa oficial de la graduación de la Facultad de Comunicación de 2025.

No obstante, incluso en este ámbito surgen imprevistos. Uno de los principales problemas se produjo con la gestión de las entradas para los familiares. «Nos dieron cuatro por persona, pero no estaban numeradas ni había control», explica Frontelo.

Esta situación provocó problemas el día del acto, «hubo familiares, incluso personas mayores, que tuvieron que quedarse de pie. Fue bastante injusto». Un ejemplo que, pese a la planificación, la coordinación final puede verse afectada por pequeños fallos organizativos.